Список, що випадає – що це? Як створити список, що випадає в Excel?

Що таке випадає і для чого він потрібен?

Список, що випадає в Excel, являє собою функцію занесення даних, статичного типу, в одну клітинку. Ця опція створена для полегшення роботи з таблицями, наприклад, при заповненні фінансових звітів, різноманітних прайс-листів і т.п., створюються реєстри статичних значень (дата, назва продукції, найменування посад та імен співробітників і т.п.), які потім дуже зручно використовувати в процесі заповнення серійної документації (безліч однотипних документів).

Простими словами, основною його функцією є швидке заповнення, або корекція певних сегментів документа. Всі значення не потрібно вводити вручну, а просто вибирати з переліку вже наявні.

Як зробити випадаючий список в Excel? Покрокова інструкція

Розробниками ПЗ передбачено кілька методів, як створити список, що випадає в «excel». Далі розглянемо всі доступні способи:

Метод №1 – найпростіший

Даний метод є найбільш простим, однак його функціональність має певні обмеження. Його реалізація досить проста, але є певна особливість, цією функцією можна скористатися тільки в графі, під раніше заповненими осередками, на будь-які інші сегменти документа вона не буде поширюватися:

Варіант 1 переходимо в поле під переліком значень, відкриваємо контекстне меню, і у вікні, вибираємо функцію: «Вибрати із списку»;

Варіант 2 переходимо в поле під заповненим списком, і натискаємо поєднання клавіш: Alt + V.

Метод №2 – стандартний алгоритм

Тепер розглянемо метод з розширеним функціоналом, для створення, в «excel» списку в осередку.

Надаємо найменування заданому діапазону значень – для початку необхідно виділити бажаний діапазон сегментів з даними, які повинні будуть знаходитися в спадному меню. Тепер цього діапазону сегментів, присвоюємо ім’я – яке буде служити джерелом.

Спосіб – 1: виділивши необхідний діапазон робочих сегментів, відкриваємо контекстне меню, і вибираємо пункт: «Присвоїти ім’я».

Спосіб – 2: виділивши діапазон робочих сегментів, переходимо в розділ Формули-Диспетчер імен-Створити, і в графі «джерело» прописуємо унікальне найменування для майбутнього реєстру значень.

№2-2.

Простіше кажучи, створюємо перелік найменувань, а його ім’я, яке повинно бути унікальним (не повторюється в документі), буде служити посиланням на означений діапазон комірок з даними.

Створюємо реєстр даних – пройшовши етап створення, так званої «посилання» на необхідний діапазон комірок, перейдемо безпосередньо до створення в «excel» списку на кілька значень, для будь-якого елементу документа.

Виділяємо потрібну комірку, вона може розташовуватися в будь-якому місці документа (як на аркуші де розміщені значення, так і на всіх додаткових аркушах документа). Тепер необхідно перейти в розділ: Дані-Перевірка даних, у вікні, в графі «тип даних» із загального переліку вибираємо «Список», і в графі «джерело» прописуємо ім’я реєстру (в даному випадку «продукти»).

важливо – перед ім’ям, необхідно вставити знак рівності «=».

Таким чином ми розглянули ще 1 метод, як зробити, що випадає в осередку «Excel».

важливо – створювати цю опцію, можна не для однієї графи, а відразу для будь-якого їх кількості, розташованих в будь-якій області «Документа». Виділяємо через «CTRL» все осередки, яким необхідно поставити опцію конкретного переліку даних, і проробляємо вищеописаний алгоритм дій.

Правильне введення даних

Алгоритм, як зробити, що випадає в «Excel» розглянули, але слід звернути увагу на ряд додаткових моментів, коректного внесення інформації:

  • При внесенні найменування реєстру значень, слід врахувати той фактор, що воно повинно починатися з літерного значення, і не містити неприпустимих знаків (пробіл, дефіс);
  • При коригуванні назв «продукції», дані в раніше заповнених графах змінюватись не будуть, але при відкритті меню, що випадає, в ньому буде відображатися вже оновлена ​​інформація;
  • Якщо випадково видалити будь-яке значення з основного переліку, далі воно не буде відображатися в відкривається меню реєстру.

На перший погляд може здатися що це не зовсім корисна опція. Але лише тим, хто не працював з серійними типами документації, в якій необхідно систематично вносити складні значення.

 

Одним з недоліків такої опції, є той фактор, що активне вікно меню реєстру, може відображатися не більше ніж вісім значень, для доступу до решти необхідно користуватися функцією прокручування. При роботі з великими переліками позицій / найменувань, рекомендовано створювати їх частинами, наприклад, розподіливши їх по буквах алфавіту, категоріям товару (овочі, напої і т.п.), або іншим зручним ознаками. Використовувати більше двадцяти значень для одного реєстру може викликати сильні незручності.

Ссылка на основную публикацию